PENGARUH PENGAWASAN TERHADAP KINERJA PEGAWAI

PENGARUH PENGAWASAN TERHADAP KINERJA PEGAWAI

( Studi Pada Kantor Camat Balige Kecamatan Balige )

Mata Kuliah : Metode Penelitian Administrasi Negara

Oleh:

WANDI NAPITUPULU

110903047

DEPARTEMEN ILMU ADMINISTRASI NEGARA

FAKULTAS ILMU SOSIAL ILMU POLTIK

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

2013

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1   Latar belakang

           Di penghujung abad ke-20, dunia dilanda arus globalisasi, transparansi, dan tuntutan hak azasi manusia. Tidak satupun negara yang luput dari gelombang perubahan tersebut. Seluruh negara, terutama negara-negara berkembang, menghadapi berbagai tantangan baru yang membawa konsekuensi pada perubahan atau pembaharuan yang akan mempengaruhi kehidupan umat manusia, baik di bidang ekonomi, politik, maupun sosial budaya. Menghadapi perkembangan dunia yang demikian pesat, dan seiring dengan derasnya aspirasi reformasi di dalam negeri, maka peranan penyelenggaraan pemerintahan dan administrasi publik yang baik menjadi semakin penting.

            Salah satu elemen yang penting dalam tata pemerintahan yang baik adalah adanya akuntabilitas publik, selain transparansi, tegaknya hukum, dan peraturan. Karena itu, pengawasan yang merupakan unsur penting dalam proses manajemen pemerintahan, memiliki peran yang sangat strategis untuk terwujudnya akuntabilitas publik dalam pemerintahan dan pembangunan. Melalui suatu kebijakan pengawasan yang komprehensif dan membina, maka diharapkan kemampuan administrasi publik yang saat ini dianggap lemah, terutama di bidang kontrol pengawasan, dapat ditingkatkan kapasitasnya dalam rangka membangun infrastruktur birokrasi yang lebih kompetitif.

            Indonesia merupakan salah satu negara berkembang yang pada saat ini sedang giat-giatnya melaksanakan pembangunan di segala bidang untuk menuju Indonesia baru yang pada hakekatnya tujuan pembangunan nasional adalah untuk mewujudkan suatu masyarakat adil dan makmur dalam Negara Kesatuan Republik Indonesia yang berdasarkan Pancasila dan Undang-Undang Dasar 1945. Untuk mencapai tujuan daripada organisasi itu secara optimal, maka diperlukannya aspek manajemen suatu organisasi tersebut agar dapat berfungsi sebagaimana mestinya. Selain itu pula pengawasan merupakan salah satu fungsi manajemen yang harus dilakukan untuk menjaga agar pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan dalam rangka pencapaian tujuan. Melalui pengawasan dapat diperoleh informasi mengenai kehematan, efisiensi, dan efektivitas pelaksanaan kegiatan. Informasi tersebut dapat digunakan untuk Sebagaiman pada Ketetapan Nomor IX/MPR/1998 tentang Penyelenggaran Negara yang bersih dan Bebas Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme, maka Pengawasan merupakan aspek penting dalam manajemen kepegawaian, melalui Sosialisasi Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara No. KEP/46/M.PAN/4/2004, tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan dalam penyelenggaraan pemerintah ditegaskan bahwa pengawasan merupakan salah satu unsur terpenting dalam rangka peningkatan Pendayagunaan Aparatur Negara dalam melaksanakan tugas-tugas umum pemerintah dan pembangunan menuju terwujudnya pemerintahan yang bersih dan berwibawa.

           Dalam prakteknya pengawasan dalam setiap bidang pekerjaan atau kegiatan dituntut satu tata cara, metode, teknik pengawasan dengan efektif dan efisien. Upaya dalam mewujudkan hal itu, maka dapat menciptakan kondisi dan iklim kerja yang mendukung serta menciptakan pengawasan sebagai suatu proses yang wajar dalam suatu organisasi pemerintah di lingkungan pendidikan dilakukannya pengawasan secara maksimal Sumber Daya Manusia menempati posisi strategis dalam pembangunan daerah dan pembangunan Sumber Daya Manusia merupakan kunci keberhasilan bagi segenap bidang pembangunan yang diselenggarakan di daerah. Hal ini mengandung pengertian bahwa kinerja pegawai merupakan sarana penentu dalam mencapai tujuan organisasi pemerintahan. J.B. Sumarlin (2004) menyatakan bahwa dengan semakin besarnya tuntutan masyarakat terhadap penyelenggaraan pemerintahan negara yang didasarkan pada prinsip-prinsip good governance, maka kebutuhan terhadap peran pengawasan akan semakin meningkat. Pengawasan perlu dilaksanakan secara optimal, yaitu dilaksanakan secara efektif dan efisien serta bermanfaat bagi audit (organisasi, pemerintah dan negara) dalam merealisasikan tujuan/program secara efektif, efisien dan ekonomis baik itu dalam lingkup kecamatan dalam hal ini Kecamatan Balige yang berada di Kabupaten Toba Samosir Provinsi Sumatra Utara. Dimana sering ditemukan pegawai yang tak berada di kantor di saat jam kerja dan kurang efektif dan efisien dalam bekerja. Dan pengawasan menjadi salah satu faktor yang menentukan kinerja pegawai agar lebih baik.  

           Berdasarkan latar belakang yang dipaparkan maka penulis cukup tertarik untuk mengambil judul “ Pengaruh Pengawasan  Terhadap Kinerja Pegawai ( Studi Pada Kantor Camat Balige Kecamatan Balige ) ”

1.2   Rumusan Masalah

            Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan di atas maka dapat disimpulkan yang menjadi permasalahan yaitu :

1. Bagaimana pengawasan di Kantor Camat Kecamatan Balige ?

2. Bagaimana kinerja pemerintah daerah Kecamatan Balige ?

3. Berapa besar pengaruh pengawasan terhadap kinerja pemerintah daerah Kecamatan Balige?

1.3   Tujuan Penelitian

 

          Seperti yang telah dipaparkan sebelumnya, maka penelitian ini memiliki tujuan sebagai berikut:

1. Mengetahui bagaimana pengawasan di pemerintahan Kecamatan Balige.

2. Mengetahui bagaimana peran kinerja pada pemerintahan daerah Kecamatan Balige.

3. Mengetahui pengaruh pengawasan terhadap kinerja pemerintah

daerah Kecamatan Balige.

1.4   Manfaat Penelitian

1. Secara akademis, penelitian ini diharapkan memiliki kegunaan dalam memberikan acuan, informasi dan rangsangan kepada pihak lain untuk melakukan penelitian lebih lanjut.

2. Secara praktis penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan bagi pemerintah daerah Kecamatan Balige Kabupaten Toba Samosir khususnya dalam rangka memberikan pengawasan agar terwujudnya good governance.

                  

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

1.5   Kerangka Teori

         Kerangka teori adalah bagian dari penelitian , tempat peneliti memberikan penjelasan tentang hal-hal yang berhubungan dengan variabel pokok, sub variabel, atau pokok masalah yang ada dalam penelitian ( Arikunto, 2002 : 92).

         Sebagai landasan berfikir dalam menyelesaikan atau memecahkan masalah yang ada, perlu adanya pedoman teoritis yang membantu dan sebagai bahan referensi dalam penelitian. Kerangka teori diharapkan memberikan pemahaman yang jelas dan tepat bagi peneliti dalam memahami masalah yang diteliti.

1.5.1                                                Pengawasan

           Berbagai fungsi manajemen dilaksanakan oleh para pimpinan dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Fungsi-fungsi yang ada didalam manajemen diantaranya adalah fungsi perencanaan (Planning), fungsi pengorganisasian(Organizing), fungsi pelaksanaan (Actuating) dan fungsi pengawasan (Controlling) menurut Griffin (2004: 44). Keempat fungsi manajemen tersebut harus dilaksanakan oleh seorang manajer secara berkesinambungan, sehingga dapat merealisasikan tujuan organisasi. Pengawasan merupakan bagian dari fungsi manajemen yang berupaya agar rencana yang sudah ditetapkan dapat tercapai dengan efektif dan efisien.

           Menurut Schermerhorn dalam Ernie dan Saefullah (2005: 317), mendifinisikan pengawasan merupakan sebagai proses dalam menetapkan ukuran kinerja dalam pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan ukuran yang telah ditetapkan tersebut. Sedangkan menurut Mathis dan Jackson (2006: 303), menyatakan bahwa pengawasan merupakan sebagai proses pemantauan kinerja karyawan berdasarkan standar untuk mengukur kinerja, memastikan kualitas atas penilaian kinerja dan pengambilan informasi yang dapat dijadikan umpan balik pencapaian hasil yang dikomunikasikan ke para karyawan.

          Defenisi ini tidak hanya terpaku pada apa yang direncanakan, tetapi mencakup dan melingkupi tujuan organisasi. Hal tersebut akan mempengaruhi sikap, cara, sistem, dan ruang lingkup pengawasan yang akan dilakukan oleh seorang manajer. Pengawasan sangat penting dilakukan oleh perusahaan dalam kegiatan operasionalnya untuk mencegah kemungkinan terjadinya penyimpangan–penyimpangan dengan melakukan tindakan koreksi terhadap penyimpangan tersebut untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan sebelumnya.

         Menurut Harahap (2001: 14), Pengawasan adalah keseluruhan sistem, teknik, cara yang mungkin dapat digunakan oleh seorang atasan untuk menjamin agar segala aktivitas yang dilakukan oleh dan dalam organisasi benar-benar menerapkan prinsip efisiensi dan mengarah pada upaya mencapai keseluruhan tujuan organisasi. Sedangkan menurut Maringan (2004: 61), pengawasan adalah proses dimana pimpinan ingin mengetahui hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan bawahan sesuai dengan rencana, perintah, tujuan, kebijakan yang telah ditentukan. Selain itu menurut Dessler (2009: 2), menyatakan bahwa pengawasan (Controlling) merupakan penyusunan standar - seperti kuota penjualan, standar kualitas, atau level produksi; pemeriksaan untuk mengkaji prestasi kerja aktual dibandingkan dengan standar yang telah ditetapkan; mengadakan tindakan korektif yang diperlukan.

           Berdasarkan penjelasan para ahli diatas, maka dapat diambil kesimpulan bahwa pengawasan merupakan suatu tindakan pemantauan atau pemeriksaan kegiatan perusahaan untuk menjamin pencapaian tujuan sesuai dengan rencana yang ditetapkan sebelumnya dan melakukan tindakan korektif yang diperlukan untuk  memperbaiki kesalahan-kesalahan yang ada sebelumnya. Pengawasan yang efektif membantu usaha dalam mengatur pekerjaan agar dapat terlaksana dengan baik. Fungsi pengawasan merupakan fungsi terakhir dari proses manajemen. Fungsi ini terdiri dari tugas-tugas memonitor dan mengevaluasi aktivitas perusahaan agar target perusahaan tercapai. Dengan kata lain fungsi pengawasan menilai apakah rencana yang ditetapkan pada fungsi perencanaan telah tercapai.

           Pengawasan secara umum berarti pengendalian terhadap perencanaan apakah sudah dilaksanakan sesuai tujuan atau penyimpangan dari tujuan yang diinginkan. Jika terjadi penyimpangan, pihak manajemen yang terkait dalam pengawasan harus memberikan petunjuk untuk melakukan perbaikan kerja, agar standar perencanaan tidak jauh menyimpang dari hasil yang diperoleh pada saat pelaksanaan.

2.1.2 Sistem Pengawasan

Sistem pengawasan yang efektif harus memenuhi beberapa prinsip pengawasan yaitu adanya rencana tertentu dan adanya pemberian instruksi serta wewenang-wewenang kepada bawahan. Rencana merupakan standar atau alat pengukur pekerjaan yang dilaksanakan oleh bawahan. Rencana tersebut menjadi petunjuk apakah sesuatu pelaksanaan pekerjaan berhasil atau tidak. Pemberian instruksi dan wewenang dilakukan agar sistem pengawasan itu memang benar-benar dilaksanakan secara efektif. Wewenang dan instruksi yang jelas harus dapat diberikan kepada bawahan, karena berdasarkan itulah dapat diketahui apakah bawahan sudah menjalankan tugas-tugasnya dengan baik. Atas dasar instruksi yang diberikan kepada bawahan maka dapat diawasi pekerjaan seorang bawahan.

Sistem pengawasan akan efektif bilamana sistem pengawasan itu memenuhi prinsip fleksibilitas. Ini berarti bahwa sistem pengawasan itu tetap dapat

Universitas Sumatera Utara

dipergunakan, meskipun terjadi perubahan terhadap rencana yang diluar dugaan. Menurut Duncan dalam Harahap (2001: 246) mengemukakan bahwa beberapa sifat pengawasan yang efektif sebagai berikut :

a. Pengawasan harus dipahami sifat dan kegunaannya. Oleh karena itu harus dikomunikasikan. Masing-masing kegiatan membutuhkan sistem pengawasan tertentu yang berlainan dengan sistem pengawasan bagi kegiatan lain. Sistem pengawasan untuk bidang penjualan dan sistem untuk bidang keuangan akan berbeda. Oleh karena itu sistem pengawasan harus dapat merefleksi sifat-sifat dan kebutuhan dari kegiatan yang harus diawasi. Pengawasan dibidang penjualan umumnya tertuju pada kuantitas penjualan, sementara pengawasan dibidang keuangan tertuju pada penerimaan dan penggunaan dana.

b. Pengawasan harus mengikuti pola yang dianut organisasi.

Titik berat pengawasan sesungguhnya berkisar pada manusia, sebab manusia itulah yang melakukan kegiatan dalam badan usaha atau organisasi yang bersangkutan. Karyawan merupakan aspek intern perusahaan yang kegiatan-kegiatannya tergambar dalam pola organisasi, maka suatu sistem pengawasan harus dapat memenuhi prinsip berdasarkan pola organisasi.

Ini berarti bahwa dengan suatu sistem pengawasan , penyimpangan yang terjadi dapat ditunjukkan pada organisasi yang bersangkutan.

Universitas Sumatera Utara

c. Pengawasan harus dapat mengidentifikasi masalah organisasi.

Tujuan utama dari pengawasan ialah mengusahakan agar apa yang direncanakan menjadi kenyataan. Oleh karena itu, agar sistem pengawasan benar-benar efektif, artinya dapat merealisasi tujuannya, maka suatu sistem pengawasan setidaknya harus dapat dengan segera mengidentifikasi kesalahan yang terjadi dalam organisasi. Dengan adanya identifikasi masalah atau penyimpangan, maka organisasi dapat segera mencari solusi agar keseluruhan kegiatan operasional benar-benar dapat atau mendekati apa yang direncanakan sebelumnya.

d. Pengawasan harus fleksibel.

Suatu sistem pengawasan adalah efektif, bilamana sistem pengawasan itu memenuhi prinsip fleksibilitas. Ini berarti bahwa pengawasan itu tetap dapat dipergunakan, meskipun terjadi perubahan-perubahan terhadap rencana diluar dugaan.

e. Pengawasan harus ekonomis.

Sifat ekonomis dari suatu sistem pengawasan sungguh-sungguh diperlukan. Tidak ada gunanya membuat sistem pengawasan yang mahal, bila tujuan pengawasan itu dapat direfleksikan dengan suatu sistem pengawasan yang lebih murah. Sistem pengawasan yang dianut perusahaan-perusahaan besar tidak perlu ditiru bila pengawasan itu tidak ekonomis bagi suatu perusahaan lain. Hal yang perlu dipedomani adalah bagaimana membuat

Universitas Sumatera Utara

suatu sistem pengawasan dengan benar-benar merealisasikan motif ekonomi.

Pengawasan yang efektif tergantung pada situasi dan kondisi yang dihadapi. Tidak ada satu sistem pengawasan yang berlaku untuk semua situasi dan semua perusahaan.

2.1.3 Tujuan Pengawasan

Pelaksanaan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan memerlukan pengawasan agar perencanaan yang telah disusun dapat terlaksana dengan baik. Pengawasan dikatakan sangat penting karena pada dasarnya manusia sebagai objek pengawasan mempunyai sifat salah dan khilaf. Oleh karena itu manusia dalam organisasi perlu diawasi, bukan mencari kesalahannya kemudian menghukumnya, tetapi mendidik dan membimbingnya. Menurut Husnaini (2001: 400), tujuan pengawasan adalah sebagai berikut :

1. Menghentikan atau meniadakan kesalahan, penyimpangan, penyelewengan, pemborosan, dan hambatan.

2. Mencegah terulang kembalinya kesalahan, penyimpangan, pemborosan, dan hambatan.

3. Meningkatkan kelancaran operasi perusahaan.

Melakukan tindakan koreksi terhadap kesalahan yang dilakukan dalam pencapaian kerja yang baik.

Universitas Sumatera Utara

Menurut Griffin (2004: 163), mendeskripsikan tujuan pengendalian seperti Gambar 2.1. berikut :

Membatasi akumulasi kesalahan

Beradaptasi dengan perubahan lingkungan

Pengendalian membantu organisasi

Mengatasi kompleksitas ii

Meminimisasi biaya

Sumber : Griffin (2004: 163)

Gambar 2.1 : Tujuan Pengendalian

Keterangan Gambar 2.1.Tujuan Pengendalian :

a. Beradaptasi dengan Perubahan Lingkungan

Organisasi akan menghadapi perubahan dalam lingkungan bisnis yang tidak stabil dan bergejolak. Dalam rentang waktu antara penetapan tujuan dan pencapaian tujuan, banyak kejadian dalam organisasi dan lingkungannya yang dapat menuntun pergerakan kearah tujuan atau menyimpangkan tujuan itu sendiri. Sistem pengawasan yang baik dapat membantu para manajer mengantisipasi, memantau, dan merespon perubahan.

Universitas Sumatera Utara

b. Membatasi Akumulasi Kesalahan

Kesalahan-kesalahan kecil umumnya tidak menimbulkan kerusakan serius pada kinerja organisasi. Namun dari waktu ke waktu, kesalahan-kesalahan kecil dapat terakumulasi dan berdampak serius. Oleh karena itu pengawasan diperlukan untuk menghindari terjadinya kesalahan-kesalahan kecil yang dapat berulang-ulang. Dengan adanya pengawasan, manajer dapat melihat penyebab terjadinya kesalahan dan dapat mengambil keputusan untuk bekerja lebih cermat.

c. Mengatasi Kompleksitas organisasi

Perusahaan jika hanya menggunakan satu jenis bahan baku atau sumber daya, membuat satu jenis produk atau jasa, memiliki desain organisasi yang sederhana, dan mengalami permintaan produk yang konstan, maka para manajernya dapat membuat sistem pengawasan yang minim dan sederhana. Tetapi apabila perusahaan yang memproduksi produk dan jasa dengan memakai beragam bahan baku dan sumber daya dan memiliki area pasar yang luas, desain organisasi yang rumit, serta memiliki banyak pesaing memerlukan sistem yang canggih untuk membuat pengawasan yang memadai.

d. Meminimisasi Biaya

Pengawasan juga dapat membantu mengurangi biaya dan meningkatkan output apabila dipraktekkan secara efektif. Secara filosofis dikatakan bahwa pengawasan sangat penting karena manusia pada dasarnya mempunyai sifat salah atau khilaf, sehingga manusia dalam organisasi perlu diawasi, bukan untuk mencari kesalahannya kemudian menghukumnya tetapi untuk mendidik dan membimbingnya.

Universitas Sumatera Utara

Menurut Maringan (2004: 61) menyatakan tujuan pengawasan adalah

sebagai berikut:

a. Mencegah dan memperbaiki kesalahan, penyimpangan, ketidaksesuaian dalam pelaksanaan tugas yang dilakukan.

b. Agar pelaksanaan yang dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.

Tujuan perusahaan dapat tercapai, jika fungsi pengawasan dilakukan sebelum terjadinya penyimpangan-penyimpangan sehingga lebih bersifat mencegah (prefentive control). Dibandingkan dengan tindakan-tindakan pengawasan sesudah terjadinya penyimpangan, maka tujuan pengawasan adalah menjaga hasil pelaksanaa kegiatan sesuai dengan rencana. Ketentuan-ketentuan dan infrastruktur yang telah ditetapkan benar-benar diimplementasikan. Sebab pengawasan yang baik akan tercipta tujuan perusahaan yang efektif dan efisien.

2.1.4 Jenis-Jenis Pengawasan

Menurut Maringan (2004: 62), Pengawasan terbagi 4 yaitu:

a. Pengawasan dari dalam perusahaan

Pengawasan yang dilakukan oleh atasan untuk mengumpul data atau informasi yang diperlukan oleh perusahaan untuk menilai kemajuan dan kemunduran perusahaan.

b. Pengawasan dari luar perusahaan

Pengawasan yang dilakukan oleh unit diluar perusahaan . Ini untuk kepentingan tertentu.

Universitas Sumatera Utara

c. Pengawasan Preventif

Pengawasan dilakukan sebelum rencana itu dilaksakaan. Dengan tujuan untuk mengacah terjadinya kesalahan/kekeliruan dalam pelaksanaan kerja.

d. Pengawasan Represif

Pengawasan Yang dilakukan setelah adanya pelaksanaan pekerjaan agar

hasilnya sesuai dengan yang direncanakan.

Menurut Ernie dan Saefullah (2005: 327), jenis pengawasan terbagi atas 3 yaitu:

a. Pengawasan Awal

Pengawasan yang dilakukan pada saat dimulainya pelaksanaan pekerjaan. Ini dilakukan untuk mencegah terjadinya penyimpangan dalam pelaksanaan perkerjaan.

b. Pengawasan Proses

Pengawasan dilakukan pada saat sebuah proses pekerjaan tengah berlangsung untuk memastikan apakah pekerjaan tengah berlangsung untuk memastikan apakah pekerjaan yang dilaksanakan sesuai dengan tujuan ang ditetapkan.

c. Pengawasan Akhir

Pengawasan yang dilakukan pada saat akhir proses pengerjaan pekerjaan.

2.1.5 Proses Pengawasan

Sistem pengawasan organisasi memiliki 4 (empat) langkah fundamental dalam setiap prosesnya (Griffin, 2004: 167). Langkah-langkah tersebut diilustrasikan dalam Gambar 2.2 sebagai berikut :

Universitas Sumatera Utara

Menentukan kebutuhan akan tindakan koreksi

Membandingkan Kinerja dengan Standar

Mengukur Kinerja

Menetapkan Standar

Mengoreksi penyimpangan

Mengubah standar

Mempertahankan status quo

Sumber : Griffin (2004: 167)

Gambar 2.2. Langkah-Langkah Dalam Proses Pengawasan

Masing-masing langkah ini akan dijelaskan sebagai berikut :

1. Menetapkan Standar.

Control Standard adalah target yang menjadi acuan perbandingan untuk kinerja dikemudian hari. Standar yang ditetapkan untuk tujuan pengawasan harus diekspresikan dalam acuan yang dapat diukur. Strategi pengawasan harus konsisten dengan tujuan organisasi. Dalam penentuan standar, diperlukan pengidentifikasian indikator-indikator kinerja. Indikator kinerja adalah ukuran kinerja yang menyediakan informasi yang berhubungan langsung dengan objek yang diawasi. Standar bagi hasil kerja karyawan pada umumnya terdapat pada rencana keseluruhan maupun rencana-rencana bagian. Agar standar itu diketahui secara benar oleh karyawan, maka standar tersebut harus dikemukakan dan dijelaskan kepada karyawan sehingga karyawan akan memahami tujuan yang sebenarnya ingin dicapai.

Universitas Sumatera Utara

2. Mengukur Kinerja

Pengukuran kinerja adalah aktivitas konstan dan kontinu bagi sebagian besar organisasi. Agar pengawasan berlangsung efektif, ukuran-ukuran kinerja harus valid. Kinerja karyawan biasanya diukur berbasis kuantitas dan kualitas output, tetapi bagi banyak pekerjaan, pengukuran kinerja harus lebih mendetail.

3. Membandingkan Kinerja dengan Standar

Tahap ini dimaksudkan dengan membandingkan hasil pekerjaan karyawan (actual result) dengan standar yang telah ditentukan. Hasil pekerjaan karyawan dapat diketahui melalui laporan tertulis yang disusun karyawan, baik laporan rutin maupun laporan khusus. Selain itu atasan dapat juga langsung mengunjungi karyawan untuk menanyakan langsung hasil pekerjaan atau karyawan dipanggil untuk menyampaikan laporannya secara lisan. Kinerja dapat berada pada posisi lebih tinggi dari, lebih rendah dari, atau sama dengan standar. Pada beberapa perusahaan, perbandingan dapat dilakukan dengan mudah, misalnya dengan menetapkan standar penjualan produk mereka berada pada urutan pertama di pasar. Standar ini jelas dan relatif mudah dihitung untuk menentukan apakah standar telah dicapai atau belum. Namun dalam beberapa kasus perbandingan ini dapat dilakukan dengan lebih detail. Jika kinerja lebih rendah dibandingkan standar, maka seberapa besar penyimpangan ini dapat ditoleransi sebelum tindakan korektif dilakukan.

4. Menentukan Kebutuhan Tindakan Korektif

Berbagai keputusan menyangkut tindakan korektif sangat bergantung pada keahlian-keahlian analitis dan diagnotis manajer. Setelah membandingkan kinerja

Universitas Sumatera Utara

dengan standar, manajer dapat memilih salah satu tindakan : mempertahankan status quo (tidak melakukan apa-apa), mengoreksi penyimpangan, atau mengubah standar. Tindakan perbaikan diartikan sebagai tindakan yang diambil untuk menyesuaikan hasil pekerjaan nyata yang menyimpang agar sesuai dengan standar atau rencana yang telah ditetapkan sebelumnya. Untuk melaksanakan tindakan perbaikan, maka harus diketahui apa yang menyebabkan penyimpangan. Ada beberapa sebab yang mungkin menimbulkan penyimpangan, yaitu :

1. Kekurangan faktor produksi

2. Tidak cakapnya pimpinan dalam mengorganisasi human resources dan resources lainnya dalam lingkungan organisasi

3. Sikap-sikap pegawai yang apatis dan sebagainya

Oleh karena itu, dalam proses pengawasan diperlukannya laporan yang dapat menyesuaikan bentuk-bentuk penyimpangan kearah pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

2.1.6 Sifat dan Waktu Pengawasan

Menurut Hasibuan (2001 : 247), sifat dan waktu pengawasan terdiri dari :

1. Preventive controll, adalah pengendalian yang dilakukan sebelum kegiatan dilakukan untuk menghindari terjadinya penyimpangan-penyimpangan dalam pelaksanaannya. Preventive controll ini dilakukan dengan cara :

a. Menentukan proses pelaksanaan pekerjaan.

b. Membuat peraturan dan pedoman pelaksanaan pekerjaan.

Universitas Sumatera Utara

c. Menjelaskan dan atau mendmonstrasikan cara pelaksanaan pekerjaan itu.

d. Mengorganisasi segala macam kegiatan.

e. Menentukan jabatan, job description, authority, dan responsibility bagi setiap individu karyawan.

f. Menetapkan sistem koordinasi pelaporan dan pemeriksaan.

g. Menetapkan sanksi-sanksi bagi karyawan yang membuat kesalahan.

Preventive controll adalah pengendalian terbaik karena dilakukan sebelum terjadi kesalahan.

2. Repressive Controll, adalah pengendalian yang dilakukan setelah terjadi kesalahan dalam pelaksanaannya, dengan maksud agar tidak terjadi pengulangan kesalahan, sehingga hasilnya sesuai dengan yang diinginkan. Repressive controll ini dilakukan dengan cara sebagai berikut :

a. Membandingkan hasil dengan rencana.

b. Menganalisis sebab-sebab yang menimbulkan kesalahan dan mencari tindakan perbaikannya.

c. Memberikan penilaian terhadap pelaksanaannya, jika perlu dikenakan sanksi hukuman kepadanya.

d. Menilai kembali prosedur-prosedur pelaksanaan yang ada.

e. Mengecek kebenaran laporan yang dibuat oleh petugas pelaksana.

f. Jika perlu meningkatkan keterampilan atau kemampuan pelaksana

melalui training dan education.

Universitas Sumatera Utara

3. Pengawasan saat proses dilaksanakan yaitu jika terjadi kesalahan langsung diperbaiki.

4. Pengawasan berkala, adalah pengendalian yang dilakukan secara berkala,s misalnya per bulan, per semeter, dan lain-lain.

5. Pengawasan mendadak, adalah pengawasan yang dilakukan secara mendadak untuk mengetahui apakah pelaksanaan atau peraturan-peraturan yang ada telah dilaksanakan atau tidak dilaksanakan dengan baik. Pengawasan mendadak ini sekali-sekali perlu dilakukan, supaya kedisiplinan karyawan tetatp terjaga dengan baik.

6. Pengawasan melekat (waskat) adalah pengawasan yang dilakukan secara integratif mulai dari sebelum, pada saat, dan sesudah kegiatan operasional dilakukan.

2.1.7 Fungsi Pengawasan

Menurut Ernie dan Saefulah (2005: 12), fungsi pengawasan adalah :

a. Mengevaluasi keberhasilan dan pencapaian tujuan serta target sesuai dengan indikator yang di tetapkan.

b. Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin ditemukan.

c. Melakukan berbagai alternatife solusi atas berbagai masalah yang terkait dengan pencapaian tujuan perusahaan.

Menurut Maringan (2004: 62), fungsi pengawasan adalah :

a. Mempertebal rasa tanggung jawab terhadap pejabat yang diserahi tugas dan wewenang dalam melaksanakan pekerjaan.

Universitas Sumatera Utara

b. Mendidik para pejabat agar mereka melaksanakan pekerjaan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan.

c. Untuk mencegah terjadinya penyimpangan, penyelewengan, kelalaian, dan kelemahan agar tidak terjadi kerugian yang tidak diinginkan.

Berdasarkan penjelasan tersebut, maka tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa pengawasan adalah mengevaluasi hasil dari aktifitas pekerjaan yang telah dilakukan dalam perusahaan dan melakukan tindakan koreksi bila diperlukan.

2.1.8 Teknik-Teknik Pengawasan

Menurut Siagian (2003:112) Proses pengawasan pada dasarnya dilakukan dengan mempergunakan dua macam teknik yaitu:

a. Pengawasan Langsung

Yaitu pengawasan yang dilakukan sendiri oleh pimpinan. Dalam hal ini pimpinan langsung datang dan memeriksa kegiatan yang sedang dijalankan oleh bawahan.

Pengawasan langsung dapat berbentuk:

1) Inspeksi langsung

2) On-the-Spot observatiton

3) On-the-spot report

b. Pengawasan tidak langsung

Pengawasan dari jarak jauh. Pengawasan dilakukan melalui laporan yang disampaikan oleh para bawahan. Baik itu tertulis maupaun lisan.

Universitas Sumatera Utara

2.1.9 Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Pengawasan.

Fakor-faktor yang mempengaruhi pengawasan, berikut akan dikemukakan oleh para ahli sebagai berikut:

Menurut Mulyadi (2007: 770), mengemukakan beberapa faktor-faktor yang mempengaruhi pengawasan adalah:

a) Perubahan yang selalu terjadi baik dari luar maupun dari dalam organisasi

b) Kompleksitas organisasi memerlukan pengawasan formal karena adanya desentralisasi kekuasaan.

c) Kesalahan/Penyimpangan yang dilakukan anggota organisasi memerlukan pengawasan.

2.2 Efisiensi Kerja

2.2.1 Pengertian Efisiensi Kerja

Menurut Sedarmayanti (2001: 112), efisiensi adalah perbandingan terbaik antara suatu pekerjaan yang dilakukan dengan hasil yang dicapai oleh pekerjaan tersebut sesuai dengan yang ditargetkan baik dalam hal mutu maupun hasilnya yang meliputi pemakaian waktu yang optimal dan kualitas cara kerja yang maksimal.

Perbandingan dilihat dari :

a. Segi hasil

Suatu pekerjaan disebut lebih efisien bila dengan usaha tersbut memberikan hasil yang maksimal mengenai hasil pekerjaan tersebut.

Universitas Sumatera Utara

b. Segi usaha

Suatu pekerjaan dapat dikatakan efisien bila suatu hasil tertentu tercapai dengan usaha minimal. Usaha tersebut terdiri dari lima unsur yaitu : pikiran, tenaga, waktu, ruang, dan benda (termasuk biaya).

Menurut Sinungan (2005: 84), menyatakan bahwa efisensi kerja adalah perbandingan yang paling harmonis antara pekerjaan yang dilakukan dengan hasil yang diperoleh ditinjau dari segi waktu yang digunakan, dana yang dikeluarkan, serta tempat yang dipakai. Secara umum efisiensi kerja adalah perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasil yang dicapai. Efisiensi kerja adalah perbandingan terbaik antara suatu pekerjaan yang dilakukan dengan hasil yang dicapai oleh pekerjaan itu sesuai dengan yang ditargetkan baik dalam hal kualitas maupun kuantitasnya.

2.2.2 Sumber-Sumber Efisiensi Kerja

Menurut Sedarmayanti (2001:118) sumber utama efisiensi kerja adalah manusia. Karena akal, pikiran, dan pengetahuan yang ada, manusia mampu menciptakan cara kerja yang efisien. Unsur efisensi yang melekat pada manusia adalah :

a. Kesadaran

Kesadaran manusia akan sesuatu merupakan modal utama bagi keberhasilannya. Dalam hal efisiensi ini, kesadaran akan arti dan makna efisiensi akan banyak membantu usaha pencapaian efisiensi itu sendiri.

Efisiensi sesungguhnya berkaitan erat dengan tingkah laku dan sikap hidup seseorang. Artinya bahwa tingkah laku dan sikap hidup dapat mengarah pada

Universitas Sumatera Utara

perbuatan yang efisien atau sebaliknya. Dengan adanya kesadaran, seseorang akan terdorong untuk membangkitkan semangat atau kehendak untuk melakukan sesuatu yang sesuai dengan apa yang disadarinya dalam hal ini yang diamksudakan adalah efisiensi.

b. Keahlian

Sesuatu pekerjaan yang dilakukan oleh seseorang yang ahli dibidangnya hasilnya akan lebih baik dan cendenrung lebih cepat daripada dikerjakan oleh yang bukan ahlinya. Hal ini berarti unsur keahlian yang juga melekat pada manusia merupakan bagian yang menjadi sumber efisiensi. Keahlian manusia dicapai bila ada pelatihan yang mendukung pekerjaan tersebut. Sehingga apabila suatu pekerjaan difasilitasi dengan suatu peralatan, maka peralatan tersebut menunjang pencapaian efisiensi kerja. Peralatan disediakan dengan maksud agar pekerjaan lebih mudah dikerjakan dan lebih cepat penyelesaiannya. Penyediaan peralatan atau fasilitas kerja yang tidak disertai dengan keahlian penggunanya malah akan menjadikan sumber biaya yang tidak bermanfaat.

c. Disiplin

Kesadaran dan keahlian seperti yang telah diuraikan sebelumnya tidak akan menjamin hasil kerja yang baik dan efisien jika tidak disertai dengan unsur disiplin. Oleh karena itu dalam efisiensi diperlukan standar yang akan menjadi penunjuk arah sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Sehingga keseluruhan sumber daya berada dalam satu aturan yang jelas, tidak menyimpang dari apa yang diharapkan.

Universitas Sumatera Utara

2.2.3 Syarat Dicapainya Efisiensi Kerja

Menurut Sedarmayanti (2001: 122), syarat-syarat agar tercapainya efisiensi kerja adalah sebagai berikut :

a. Berhasil guna atau efektif.

b. Ekonomis.

c. Pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggung jawabkan.

d. Pembagian kerja yang nyata.

e. Prosedur kerja yang praktis.

Dunia bisnis terkadang mengalami kerancuan pemahaman antara efisiensi dengan produktivitas. Efisiensi berarti menghasilkan produk yang berkualitas tinggi dalam waktu yang sesingkat mungkin. Akan tetapi harus dipertimbangkan apakah produk tersebut dibutuhkan. Efektivitas, efisiensi, dan produktivitas ditentukan secara bersama.

2.3 Hubungan Pengawasan Dan Efisiensi Kerja

Banyak cara yang dapat dilakukan dan harus ditempuh untuk meningkatkan

efisiensi kerja dalam suatu perusahaan. Efisiensi dapat ditingkatkan dengan baik jika pengawasan yang di lakukan oleh perusahaan itu maksimal. Efisiensi dapat tercapai apabila hasil kerja yang dilakukan oleh karyawan sesuai dengan target yang ingin dicapai. Efisiensi juga dapat dicapai melalui sistem pergerakan yang dapat merangsang para bawahan bekerja dengan ikhlas, jujur, loyal. Menurut Siagian (2003: 113), salah satu sasaran pokok manajemen dalam menjalankan kegiatan-

Universitas Sumatera Utara

kegiatan dalam suatu organisasi ialah efisiensi yang semaksimal-maksimalnya. Maka dari itu pengawasan harus dilaksanakan dengan seefektif mungkin, karena pelaksanaa fungsi pengawasan dengan baik akan memberikan sumbangan yang besar pula dalam meningkatkan efisiensi.

2.4 Penelitian Terdahulu

Herawati Saragih (2009), melakukan penelitian dengan judul “Analisis Hubungan Pengawasan Terhadap Efisiensi Kerja Karyawan Pada Asuransi Bumiputera Cabang Pematangsiantar”, disimpulkan berdasarkan penghitungan uji-t bahwa thitung (2,427) > ttabel (1,69) dan berdasarkan angka koefisien korelasi antara pengawasan dan efisiensi kerja yang diperoleh dari penelitian ini adalah sebesar 0,528. Nilai ini menunjukkan bahwa pengawasan berkorelasi cukup kuat dengan efisiensi kerja dengan nilai adjusted R square (R2) sebesar 0,728 atau 72,8 %. Hal ini menunjukan bahwa variabel pengawasan mempengaruhi variabel efisiensi kerja sebesar 72,8 %. Sedangkan sisanya yaitu 27,2 % dipengaruhi oleh faktor lain seperti komunikasi, struktur organisasi, kepemimpinan, teknologi, informasi dan faktor-faktor lainnya yang tidak dibahas dalam penelitian ini.

Eli Sasmita (2004), dalam penelitiannya yang berjudul “Pengaruh Pengawasan Terhadap Disiplin Kerja Karyawan Pada CV. Cifa Digayo Jl. Binjai Km 13.8”, menyatakan hasil analisis dan pembahasan yang telah dilakukan dapat disimpulkan bahwa pengawasan berpengaruh secara positif dan signifikan terhadap disiplin kerja karyawan pada CV. Cifa Digayo Jl. Binjai Km 13.8 Medan. Sumbangan variabel

Universitas Sumatera Utara

Pengawasan terhadap variabel Disiplin Kerja Karyawan adalah sebesar 54,8% dan sisanya sebesar 45,2% merupakan kontribusi variabel lain yang tidak diteliti dalam penelitian ini, yaitu tujuan dan kemampuan, teladan pimpinan, balas jasa, keadilan, sanksi hukum, ketegasan, dan hubungan kemanusiaan.

2.5 Kerangka Konseptual

Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang menempati urutan paling bawah, tetapi bukan berarti bahwa fungsi ini kurang penting dari fungsi-fungsi lain karena pengawasan justru sudah ada sejak penetapan struktur perusahaan itu sendiri. Menurut Mathis dan Jackson (2006: 303), menyatakan bahwa pengawasan merupakan sebagai proses pemantauan kinerja karyawan berdasarkan standar untuk mengukur kinerja, memastikan kualitas atas penilaian kinerja dan pengambilan informasi yang dapat dijadikan umpan balik pencapaian hasil yang dikomunikasikan ke para karyawan.

Menurut Sedarmayanti (2001:112), efisiensi kerja adalah perbandingan terbaik antara suatu pekerjaan yang dilakukan dengan hasil yang dicapai oleh pekerjaan tersebut sesuai dengan yang ditargetkan baik dalam hal mutu maupun hasilnya yang meliputi pemakaian waktu yang optimal dan kualitas cara kerja yang maksimal. Jika suatu perusahaan melakukan pengawasan baik pengawasan yang dilakukan secara langsung maupun tidak langsung dengan maksimal maka akan semakin tinggi pula pengaruh terhadap tingkat efisiensi waktu dan juga kinerja karyawan pada perusahaan.

Universitas Sumatera Utara

Berdasarkan uraian di atas maka dibuat kerangka konseptual sebagai berikut:

Sumber: Robert L.Mathis dan John H. Jackson(2006: 303) dan

Sedarmayanti (2001 : 112), diolah (2011)

Gambar 2.3 Kerangka Konseptual

2.6 Hipotesis

Menurut Sumarsono (2004: 30), hipotesis adalah pernyataan dugaan tentang hubungan antara dua variabel atau lebih dengan kata lain hipotesis merupakan jawaban sementara terhadap rumusan masalah penelitian berdasarkan teori yang ada. Berdasarkan rumusan masalah diatas, dapat disimpulkan bahwa hipotesis dalam penelitian ini adalah: “ Pengawasan Berpengaruh Positif Dan Signifikan Terhadap Efisiensi Kerja Pada Perum Pegadaian Kanwil 1 Medan.”

Bagikan Artikel ini